Le Digital Asset Management (DAM) continue d’aider les organisations dans tous les secteurs d’activités, à améliorer l’efficacité et l’utilisation adéquate des actifs numériques. Comment procéder pour sélectionner le meilleur système DAM? Ou remplacer système obsolète? Nous voulons partager avec vous 16 conseils pour choisir un système de gestion des actifs numériques qui vous assisteront dans vos tâches quotidiennes à suivre le processus de travail efficace.

1- Évaluer les méthodes de saisie des métadonnées du système.
La décision d’acquérir un système DAM dépend foncièrement de la saisie des métadonnées, parfois cette opération d’écriture de métadonnées dans les fichiers numériques existants n’est pas un petit projet.

2- Assurez-vous d’examiner les fonctionnalités.
Manuelles ainsi qu’automatisées pour saisir des métadonnées personnalisées devient essentielles et pour que votre système puisse les intégrer également à des normes existantes telles que XMP. Assurez-vous que la capacité du système DAM puisse évoluer avec vos besoins. Il va sans dire qu’un système de DAM devrait traiter efficacement un nombre suffisamment important de tous les types de fichiers multimédias, il devrait également être en mesure de pouvoir augmenter le nombre de fichiers et d’utilisateurs sans nécessairement augmenter les coûts d’utilisation.

3- Considérez également le degré de personnalisation du système.
Chaque entreprise est un écosystème unique de personnes, de processus et de systèmes. Votre système DAM doit être suffisamment flexible pour répondre aux besoins de vos utilisateurs. Comprendre comment la configuration du système est effectuée; simplement ou plus de manière plus complexe – par exemple, savoir si elle nécessite des tonnes de code informatique personnalisé ou simplement des ajustements ou des réglages simples pour le configurer.

4- Déterminer les capacités de catalogage du système. 
Tout système DAM raisonnable devrait être en mesure de présenter les fichiers numériques dans des catalogues qui sont organisés pour des utilisateurs spécifiques, en intranet et aussi sur le Web de votre entreprise.

5- Assurez-vous qu’il peut interagir avec d’autres types de systèmes informatiques.
Tout système DAM dédié pour les entreprises devrait offrir une API robuste qui permet l’intégration avec d’autres systèmes, tels que CMS Web à ERP, PIM, eCommerce, CRM et même les outils d’Adobe.

6- Examiner les options Cloud ou sur votre infrastructure ou les deux.
Votre infrastructure informatique existante permet-il le déploiement et effectuez une analyse coûts / les avantages du déploiement sur votre site, en Cloud ou hybride. Si votre personnel informatique fonctionne a personnel réduit, alors l’hébergement Cloud peut être envisagé pour vous, mais si vous êtes une grande organisation avec des ressources informatiques dédiées et des besoins de sécurité élevés, alors sur vos infrastructures ou en mode hybride pourrait être un choix judicieux.

7- Vous avez des besoins vidéos.
La vidéo est essentielle pour vos stratégies de communication, votre système DAM devrait être en mesure de gérer le format vidéo et les métadonnées associées aussi facilement que d’autres formes de média, y compris les fonctionnalités de diffusion locale et à distance.

8- Évaluer la recherche dynamique des fichiers. 
Les fichiers numériques d’un système de DAM ne sont utiles que si vous pouvez les trouver efficacement et rapidement. Les systèmes DAM puissant disposent de nombreuses possibilités de filtres de recherche, les systèmes perfectionnés apportent des techniques et des technologies de recherche innovantes et sophistiquées.

9- Assurez-vous qu’il dispose d’accès de périphérique pour les appareils mobiles.
Le monde est de plus en plus en déplacement, parfois des atouts clés tels que la version la plus récente d’une présentation Powerpoint doit être disponible sur le terrain, puis ici, puis là. Un bon système DAM devrait être en mesure de fournir cette capacité, une question de simple routine.

10- Vérifiez l’adaptation avec les processus d’affaires existants.
L’abandon d’un système DAM dans un écosystème d’utilisateurs et de flux de travail existants n’est jamais facile. Planifiez vos processus d’affaires et découvrez comment le DAM peut aider à ne pas entraver les plus productifs et à éliminer ceux qui ne sont plus nécessaires.

11- La portée réelle des rôles et des permissions.
La mise à disposition des fichiers numériques uniquement à ceux qui en ont besoin est une pratique commerciale importante que le système DAM doit prendre en charge. Les autorisations devraient être disponibles au niveau des catalogues, des groupes et même des fichiers individuels. Considérez non seulement qui peut voir, mais aussi ce qu’ils peuvent faire avec – en termes de résolution, de filigrane selon le type d’utilisateur.

12- Analysez les capacités de flux de travail automatisés.
Pensez à savoir si vous devez soutenir des flux de travail formels et/ou informels entre différentes personnes et groupes au sein de l’entreprise. Les flux de travail DAM sont des enjeux durant la production et aussi que les processus d’approbation.

13- Vérifiez les fonctionnalités de sécurité.
Gardez vos fichiers en sécurité tout en sachant que vous pouvez partager des fichiers, des images, des photos et des vidéos en toute sécurité en utilisant le cryptage de sécurité SHA-256 bits.

14- Demandez et étudiez le dossier du fournisseur.
Un fournisseur établi et de confiance possédant une expertise de plusieurs années offrant une plate-forme DAM établie est un gage de succès pour vous. Demandez qu’il vous fournissent des références clients. Un système DAM est un domaine technologique multidimensionnel et il faut du temps pour bâtir l’expertise pour bien desservir ses clients.

15- Évaluez le service à la clientèle du fournisseur.
Vous souhaitez sélectionner un fournisseur de système DAM qui prendra en charge votre système avec un véritable service à la clientèle à un personnel de support dédié. Un système DAM est un processus en continu, pas seulement une installation avec un projet qui a un début et une fin. Votre système doit évoluer comme vous évoluez aussi. Votre système et votre fournisseur doivent être en mesure de répondre à ces changements.

16- Accéder aux rapports d’utilisation et les analyser. 
Les gestionnaires d’entreprise devraient être en mesure suivre l’utilisation des fichiers; par exemple : qui utilise, quand et où, etc.

 

Cumulus de Canto est là pour vous aider dans votre processus de sélection DAM!
PDionne Photo inc. possède plus de 12 ans d’expertise dédiée dans la mise en place de solution de gestion de fichiers numériques.
Depuis 2005; nous sommes heureux de partager avec vous les principaux avantages de notre système DAM  pour les entreprises : Cumulus.

 

Faites-nous connaître vos problèmes de gestion de fichiers numériques et nous vous aiderons à trouver des véritables solutions!

(tiré et traduit de : https://www.canto.com/en/blog/digital-asset-management-en/16-tips-for-selecting-dam-system/)